10 πρακτικοί τρόποι για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας: συμβουλές ειδικών

Είναι καιρός να σταματήσουμε να περιμένουμε την αρχή της νέας χρονιάς για να ξεκινήσουμε από την αρχή στην προσωπική μας ζωή, στην εργασία ή στην προπόνηση. Είτε θέλετε να θέσετε νέους στόχους είτε απλώς να αξιοποιήσετε καλύτερα τον χρόνο σας, η κατανόηση του πώς να γίνετε πιο παραγωγικοί μπορεί να σας ωφελήσει σημαντικά. Η ουσία της παραγωγικότητας είναι να φέρνετε εις πέρας αυτά που έχετε βάλει ως στόχο, σύμφωνα με τον Nchopia Nwokoma, επίκουρο καθηγητή οργανωσιακής ψυχολογίας στο πανεπιστήμιο Vanguard. Χρειάζεται να έχετε όραμα, ξεκάθαρους στόχους, και να αναλαμβάνετε συγκεκριμένες ενέργειες για την υλοποίησή τους. Στη συνέχεια, ειδικοί προσφέρουν συγκεκριμένες οδηγίες τόσο για την αύξηση της παραγωγικότητας όσο και για τη δημιουργία ισορροπίας, ώστε να αποφευχθεί η εξάντληση.

Πώς η παραγωγικότητα βελτιώνει την καθημερινότητα

Όπως τονίζει η Nwokoma, η παραγωγικότητα αντανακλά τη δέσμευση και την προσοχή προς τον εαυτό σας σε καθημερινή βάση. Ενισχύετε την πεποίθηση ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε ακόμα και στις πιο απαιτητικές υποχρεώσεις, και αυτή η στάση επηρεάζει θετικά και άλλους τομείς. Το φαινόμενο αυτό μπορεί να ξεκινήσει από την εργασία ή την προσωπική ζωή και να επεκταθεί και στη φυσική δραστηριότητα, αφού παρατηρείται συσχέτιση μεταξύ ανθρώπων που ασκούνται και εκείνων που διατηρούν υψηλή παραγωγικότητα. Το να γίνετε πιο αποδοτικοί ωστόσο δεν είναι μεμονωμένη διαδικασία, ειδικά στο χώρο της εργασίας. Η Rebecca Hinds, ερευνήτρια του μέλλοντος της εργασίας και επικεφαλής του εργαστηρίου καινοτομίας στην Asana, επισημαίνει ότι οι στόχοι αρχικά τίθενται σε ατομικό επίπεδο και στη συνέχεια εξελίσσονται σε ομαδικούς και οργανωσιακούς. Υπάρχει η έννοια της «τραγικωμωδίας της κοινότητας», όπου η μέγιστη ατομική παραγωγικότητα μπορεί να λειτουργήσει εις βάρος της ομάδας. Το συνειδητοποίησε ακόμη και ως αθλήτρια κολύμβησης, όπου στο υψηλότερο επίπεδο, είχε μεγαλύτερη σημασία η συνεισφορά στην ομάδα παρά η ατομική απόδοση, μια και τότε το αποτέλεσμα γίνεται μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών.

Πρακτικές προτάσεις για περισσότερη παραγωγικότητα

Η εξισορροπημένη παραγωγικότητα μπορεί να αλλάξει προς το καλύτερο την καθημερινότητά μας, αλλά πώς μπορούμε να την υιοθετήσουμε στην πράξη; Οι Nwokoma και Hinds προτείνουν συγκεκριμένα βήματα:

1. Διαμορφώστε τη σωστή νοοτροπία

Ξεκινώντας από τον καθένα μας, σύμφωνα με τη Hinds, είναι σημαντικό να εντοπίσετε τον χρονοτύπο σας, δηλαδή το πότε έχετε τη μέγιστη ενέργεια μέσα στην ημέρα. Αν, για παράδειγμα, είστε πρωινός τύπος, είναι προτιμότερο να μην αφήνετε τις σημαντικές εργασίες για αργά το απόγευμα. Επιπλέον, ο σχεδιασμός συγκεκριμένου χώρου για εργασία ή δημιουργικές ασχολίες μπορεί να ενισχύσει τη συγκέντρωση και την αποτελεσματικότητα. Η εξατομίκευση της προσέγγισης, όπως συμβαίνει και στην προπόνηση, ενισχύει την απόδοση.

2. Προχωρήστε μεθοδικά για να επιταχύνετε

Πριν την εκκίνηση κάθε νέας εργασίας, ο Nwokoma συνιστά να οραματιστείτε το τελικό αποτέλεσμα και να οργανώσετε ένα σχέδιο δράσης. Η συγκέντρωση όλων των απαραίτητων εργαλείων, πόρων και συνεργατών είναι αναγκαία προτού ξεκινήσετε. Όπως δεν θα αρχίζατε να ετοιμάζετε ένα φαγητό χωρίς συνταγή, ρολόι, υλικά και απαραίτητα σκεύη, έτσι και στους σημαντικούς στόχους ο σχεδιασμός είναι κρίσιμος παράγοντας επιτυχίας.

3. Θέστε ενδιάμεσα στάδια και τιμήστε κάθε πρόοδο

Η επιβράβευση του τελικού αποτελέσματος έχει τη σημασία της, αλλά εξίσου σημαντικό είναι να αναγνωρίζετε και τις μικρές επιτυχίες κατά τη διάρκεια ενός έργου ή μιας εκπαίδευσης. Η καθιέρωση μετρήσιμων ενδιάμεσων στόχων βοηθά να προσδιορίζετε τη διαδρομή προς τον τελικό προορισμό.

4. Μειώστε τα ανούσια καθήκοντα

Σύμφωνα με μελέτες του Work Innovation Lab, περίπου το 53% του χρόνου των εργαζομένων καταναλώνεται σε εργασίες που δεν προσφέρουν ουσιαστική προστιθέμενη αξία. Δραστηριότητες όπως η διαχείριση ηλεκτρονικών μηνυμάτων και ο συντονισμός μικρών υποχρεώσεων απορροφούν υπερβολικά μεγάλο μέρος της ημέρας. Η έμφαση θα πρέπει να δίνεται σε στρατηγικές και δημιουργικές εργασίες, καθώς και στο χτίσιμο συνεργασιών. Αναζητήστε τρόπους μείωσης των ανούσιων καθηκόντων ώστε να αυξηθεί η δημιουργικότητα και η ενεργή συμμετοχή.

5. Ευθυγραμμίστε τους στόχους σας στην εργασία

Επιδιώκοντας υψηλότερη παραγωγικότητα στην εργασία, η διαβούλευση με τον προϊστάμενο και η σαφής στόχευση οδηγεί σε μεγαλύτερη διαφάνεια στους οργανωτικούς στόχους. Η ευθυγράμμιση των προσωπικών στόχων με αυτούς του άμεσου προϊσταμένου, της ομάδας και τελικά της εταιρείας, διασφαλίζει ότι ο καθένας γνωρίζει πώς συνεισφέρει στο συνολικό όραμα οργανισμού.

6. Εντάξτε αμετακίνητες δραστηριότητες στην καθημερινότητα

Κάθε ημέρα πρέπει να περιλαμβάνει ορισμένα σταθερά στοιχεία που υποστηρίζουν την παραγωγικότητα, τόσο στο επαγγελματικό όσο και στο προσωπικό επίπεδο. Για παράδειγμα, μία σταθερή συνήθεια όπως η καθημερινή προπόνηση συμβάλλει στην αποστασιοποίηση από την εργασία για λίγα λεπτά, ενισχύοντας τη διάθεση και τη δημιουργικότητα. Είναι απαραίτητο να οριοθετούμε τέτοιες συνήθειες, ώστε να φροντίζουμε τον εαυτό μας.

7. Προσθέστε ευχαρίστηση στην καθημερινή ρουτίνα

Η καθημερινότητα μπορεί να γίνει μονότονη και να φθείρει το ενδιαφέρον για τα καθήκοντα μας. Δώστε έμφαση στη χαρά και την ικανοποίηση. Σε ομάδες, ένα θετικό περιβάλλον, παρόμοιο με εκείνο που καλλιεργείται σε αθλητικές ομάδες, αυξάνει το κίνητρο και το πάθος για τα καθήκοντα. Η αναγνώριση τόσο των προσωπικών όσο και των συλλογικών επιτευγμάτων αυξάνει την αίσθηση συμμετοχής και δέσμευσης.

8. Ενσωματώστε ευελιξία στον προγραμματισμό σας

Παρά τον προγραμματισμό, μπορεί να προκύψουν απρόοπτα που διαταράσσουν τον καθημερινό ρυθμό. Ακόμα κι αν σκοπεύατε να γυμναστείτε 45 λεπτά καθημερινά, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε απρόβλεπτες δυσκολίες όπως φροντίδα παιδιών ή έκτακτες συναντήσεις. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι σημαντικό να δείχνετε κατανόηση στον εαυτό σας και να παραμένετε αφοσιωμένοι στους στόχους, ακόμη και όταν τα πράγματα δεν εξελίσσονται όπως υπολογίζατε.

9. Κάντε διαλείμματα για γέννηση ιδεών

Η συνεχής απασχόληση δεν μεταφράζεται απαραίτητα σε υψηλή παραγωγικότητα. Οι Nwokoma και Hinds επισημαίνουν ότι το διάλειμμα από τις υποχρεώσεις ενισχύει την αποδοτικότητα. Δραστηριότητες όπως η άσκηση, ο περίπατος ή ο στοχασμός συμβάλλουν ώστε να επιστρέψουμε ανανεωμένοι και πιο δημιουργικοί στη δουλειά ή στις άλλες υποχρεώσεις. Συχνά οι καλύτερες ιδέες προκύπτουν όταν απομακρυνόμαστε για λίγο από τις απαιτήσεις και δοκιμάζουμε διαφορετικές ασχολίες, για παράδειγμα ακούγοντας μουσική, ζωγραφίζοντας ή περνώντας δημιουργικό χρόνο εκτός εργασίας.

10. Εξετάστε τη σχέση ανάμεσα σε παραγωγικότητα και ξεκούραση

Η τακτική ανάπαυση διαδραματίζει ουσιώδη ρόλο στην παραγωγικότητα. Η ολοκλήρωση στόχων με αποδοτικό και αποτελεσματικό τρόπο απαιτεί ξεκούραση. Μέσω της ανάπαυσης ενισχύονται η σκέψη, η δημιουργικότητα, η καινοτομία και η ικανότητα γρήγορης επεξεργασίας πληροφοριών. Χωρίς επαρκή ξεκούραση, αυξάνεται η πιθανότητα λαθών και μειώνεται η κριτική σκέψη. Η σημασία της ρύθμισης αυτού του ισοζυγίου παραλληλίζεται με προετοιμασία για μαραθώνιο, όπου εναλλάσσονται έντονη προπόνηση και ηπιότεροι ρυθμοί πριν τον αγώνα. Παρόμοια και στους εργασιακούς ρυθμούς απαιτείται ανάπαυλα και χρόνος για συγκέντρωση σε απαιτητικές εργασίες.

Διαφορά ανάμεσα σε υγιή και τοξική παραγωγικότητα

Το περισσότερο δεν είναι πάντοτε και καλύτερο. Οφείλουμε να προσέχουμε ώστε η επιδίωξη της παραγωγικότητας να μη μετατραπεί σε τοξικό σύνδρομο, όπου η εμμονή στην αποδοτικότητα βλάπτει την ευεξία, τις σχέσεις και τη ζωή μας, όπως περιγράφεται σε μελέτες. Η Hinds αναφέρεται στα φαινόμενα του «θεάτρου παραγωγικότητας» ή του «υπερκορεσμού», όπου η έμφαση δίνεται στην επίδειξη παραγωγικότητας και όχι στην πραγματική αξία. Παραδείγματα αυτού είναι το να εμφανίζεται κάποιος διαρκώς διαθέσιμος στις ψηφιακές πλατφόρμες ή να φορτώνει το ημερολόγιό του με πολλαπλές συναντήσεις για να δημιουργήσει την εντύπωση απασχολημένου. Στον αντίποδα, η υπερκόπωση είναι ευρέως διαδεδομένη και μπορεί να ζημιώσει τόσο την απόδοση όσο και την ισορροπία ανάμεσα σε δουλειά και προσωπική ζωή. Η Nwokoma προσθέτει ότι η τοξική παραγωγικότητα συνδέεται συχνά με την απόσπαση από σημαντικές πτυχές της ζωής, παραμελώντας την υγεία ή εγκαταλείποντας συνήθειες που στο παρελθόν θεωρούνταν σημαντικές. Η υπερφόρτωση υποχρεώσεων δεν είναι λύση. Πρέπει να αναγνωρίζεται η αξία του διαλείμματος, της χαράς και του παιχνιδιού ώστε να διατηρείται η αποδοτικότητα και κυρίως η ευεξία.